مدتی بود یک سؤال در ذهنم می‌چرخید. برای مدیریت زندگی به چه دسته ابزارهایی نیاز داریم؟‌ یعنی چه نرم‌افزارها و سیستم‌هایی هست که اگر هر کسی برای خودش حداقل یک نمونه‌اش رو نداشته باشه، زندگیش لنگ می‌زنه؟

واقعیتش ایده اصلی این دسته‌بندی رو از فایل‌های صوتی مدیریت توجه محمدرضا شعبانعلی گرفتم. اما خودم هم چند مورد بهش اضافه کردم و جاهای دیگه هم شنیدم. بعضی از این مطالب رو هم از دوره Second brain هیوا میگم. بعضی‌هاش هم مبتنی بر این ویدئو هست.

این سؤال خصوصاً برای خودم که تقریباً یک سالی هست که دورکار هستم، مهم بوده؛ چون دورکاری هم برای اثربخشی نیاز به ابزارها و روال‌هایی داره که آدم بتونه تعاملاتش رو مدیریت کنه.

انگار بعد از چند مدت، آدم به این نتیجه می‌رسه که برای یک سری از چیزهای پرتکرار باید در زندگیش روال داشته باشه. مثلاً الان من برای یادآوری جلسات و نوت‌برداری در حین اون‌ها و چند مورد دیگه روال سیستماتیک دارم. اینه که به سختی پیش میاد که جلسه‌ای رو فراموش کنم یا دیر شرکت کنم.

اینم بگم که سعیم بر این بوده که کمترین تعداد ابزار رو تو زندگیم داشته باشم و فقط وقتی ناچار میشم یک ابزار جدید بیارم. ولی کمتر از این هم دیگه نمیشه یا حداقل من بلد نبودم.

نکته مهم هم در انتخاب نرم‌افزار اینه که باید تا حد امکان برای هر کار از یک و فقط یک ابزار استفاده بشه. به قول محمدرضا، «گوشی‌ای که روش دو تا نرم‌افزار مدیریت ایمیل نصبه، دیگه گوشی نیست. اسباب بازیه». بعدشم دیگه باید بهش بچسبیم و زندگی‌مون رو داخلش مدیریت کنیم. نه این که بخوایم دو روز یکبار بین برنامه‌های مختلف جابه‌جا بشیم.

فقط باید دقت کنیم که همه ابزارهایی که انتخاب می‌کنیم Cross-platform باشند که بتونیم به راحتی بین دستگاه‌های مختلف جا‌به‌جا بشیم وگرنه سیستم‌مون به درد نمی‌خوره.

‌ ‌سیستم مدیریت دانش (Knowledge Management System)

به نظرم نوشتن منظم یکی از مهم‌ترین عادت‌هایی هست که میشه تو زندگی داشته باشیم و متأسفانه سیستم آموزشی، هیچ چیزی راجع به کارکردهای نوشتن بهمون نگفته.

نوشتن انقدر مهمه که میگن: «One can not think without writing»؛ یعنی فکرکردن بدون نوشتن ممکن نیست. و به وضوح برام مشخص شده که کسانی که توانایی نوشتن افکارشون رو دارند و قلم زیباتری دارند، ذهن‌شون هم زیباتره.

خوشبختانه متمم، دوره‌ای برای این نوشتن داره که می‌تونه کمک‌کننده باشه:

از جهت نرم‌افزار، انتخاب‌های بسیار زیادی وجود داره. دو تا نرم‌افزار Obsidian و Evernote رو من دیدم که زیاد استفاده می‌کنند.

اگر دقت کرده باشید تو سطوح بزرگ‌تر مثل سازمان‌ها هم این کارکرد داره. تو سازمان‌ها بعد از مدتی به این نتیجه می‌رسند که باید Wiki داشته باشند و همه چیز رو بصورت یکپارچه مستند‌سازی کنند (ابزار Confluence یا Github Wiki). یا مثلاً پزشکان برای بیماران پرونده تشکیل میدن. ولی چرا تو سطح فردی براش سیستم نداریم؟

مستقل از ابزاری که ازش استفاده کنید، بعد از مدتی احتمالاً به این نتیجه می‌رسید که نیاز به یک روش سازمان‌دهی برای نوت‌ها دارید. برای این قضیه هم نگران نباشید. سیستم‌هایی مثل PARA و Zettelkasten برای اینکار سال‌هاست بوجود اومدند و امتحان‌شون رو پس دادند.

اینه که احتمالاً مدتی هم درگیر یادگیری این سیستم‌ها خواهید بود. و به نظرم ارزشش رو هم داره.

خوبی این ابزارها اینه که بعد از مدتی کم‌کم کل‌ زندگی‌تون رو اونجا قرار می‌دید و همین‌طور که ابزار نظم می‌گیره، ذهن شما هم منظم میشه.

این هم تصویری از Graph View نرم‌افزار ابسیدین هست که رابطه بین نوت‌هام رو برام به تصویر می‌کشه. این‌طوری به جای این که دسته‌بندی از بالا به پایین «تحمیل» بشه. از پایین به بالا، ‌‌‌ظهور پیدا می‌کنه (‌‌‌Emerge).

فکر می‌کنم مبدع سیستم Zettelkasten واقعاً نابغه بوده که تونسته به همچین سیستمی فکر کنه. تنها چیزی که برام عجیبه اینه که چرا این سیستم انقدر ناشناخته‌ است و مغفول مونده؟

البته تنها کارکرد سیستم مدیریت دانش، یادداشت برداری نیست. فکر می‌کنم همچین سیستمی باید راهکارهایی برای مرور و ساخت فلش‌کارت از روی نوت‌ها رو هم بهمون بده. وگرنه نقص اساسی داره و یادگیری رو نمیشه کامل کرد.

چند نمونه از کارهایی که از این طور سیستم‌ها انتظار دارم و باهاشون انجام میدم:

  • نوشتن صورت‌جلسه در جلسات برای استفاده شخصی
  • محلی برای فکر کردن و شفاف کردن افکار و ایده‌ها
  • نوشتن گزارش‌های روزانه و هفتگی و ماهانه و فصلی و سالانه
  • نوشتن تداعی‌هایی که موقع خوندن کتاب‌های مختلف به ذهنم می‌رسه
  • واردکردن هایلایت‌های کتاب‌هایی که می‌خونم
  • مرور نوت‌های که قبلاً نوشتم
  • ساخت فلش‌کارت (سؤال و جواب) و سیستم برای مرور منظم ‌فلش‌کارت که می‌خوام یادم بمونند
  • محلی برای آرشیو تعمیرات و هزینه‌های خودرو و موتور و خونه و غیره

در این زمینه فکر می‌کنم مطالعه منابع زیر می‌تونه مفید باشه:

سیستم مدیریت وظایف (Task Manager)

فکر نمی‌کنم کسی تو این دور و زمونه باشه که حداقل یه بار با این نرم‌افزارها کار نکرده باشه. نکته نرم‌افزارهایی مثل مدیریت وظایف اینه که باید بتونند تو روتین زندگی جای بگیرند.

این‌طوری آدم کم‌کم بصورت ناخودآگاه هر وقت بخواد، چیزی از جنس تسک رو ایجاد کنه، به نرم‌افزار مدیریت وظایف اعتماد می‌کنه و نوت‌ها هم که داخل سیستم مدیریت دانش نوشته میشن.

مشکل هم واقعاً به ذهن ما برمی‌گرده. این‌طور که من متوجه شدم ما وقتی بهترین کارکرد رو داریم که بتونیم در هر زمان واقعاً به یک چیز فکر کنیم. و اگر قرار باشه هزاران موضوع و کار انجام نشده داخل ذهن‌مون بچرخه، به هیچ کدوم نمی‌رسیم.

تو سطوح بزرگتر هم سامانه‌هایی مثل Clickup یا Jira که توی شرکت‌ها ازشون استفاده می‌کنیم، همین کارکرد رو دارند. فکر می‌کنم حتی شاید چک‌لیست‌ رو هم بشه، بخشی از سیستم مدیریت وظایف تصور کرد.

مدیریت وظایف از سیستم‌هایی هست که سال‌هاست بصورت مرتب استفاده می‌کنم. اوایل برای خریدهای خونه به این نتیجه رسیدم که اگر قرار باشه تو ذهنم نگه‌دارم، حتماً چند مورد رو فراموش می‌کنم و دست‌ از پا درازتر برمی‌گردم.

از نظر فرآیندی، فرآیندی مثل Getting Things Done می‌تونه اینجا خیلی مؤثر باشه. روش‌هایی هم که آقای Tiago Forte در مدل PARA مطرح می‌کنه، به درد می‌خوره.

از نظر نرم‌افزاری من مدت‌ها از Todoist استفاده می‌کردم و بعداً به این نتیجه رسیدم که TickTick همه چیزهایی که می‌خوام رو داره.

چند نمونه از کارهایی که با نرم‌افزار مدیریت وظایف انجام میدم:

  • یادآوری برای خوردن داروها و قرص‌های تجویزی پزشک
  • یادآوری خریدهای منزل
  • یادآوری تمدید بیمه ماشین و چک اجاره
  • یادآوری تولد

حتی بعضاً برای Clipboard Sharing بین موبایل و لپ‌تاب هم از نرم‌افزار مدیریت تسک استفاده می‌کنم؛ چون واقعاً دوست ندارم یک نرم‌افزار دیگه به لیست بلندبالای نرم‌افزارهام اضافه بشه.

البته دیدم خیلی‌ها از تلگرام برای این کارها استفاده می‌کنند که به نظرم مناسب نیست؛ چون حواس‌پرتی میاره.

تقویم (Calendar)

فکر نمی‌کنم اهمیت تقویم بر کسی پوشیده باشه. تقویم برای این هست که یک سری زمان‌های مشخص رو به چیز خاصی تخصیص بدیم. قاعدتاً چیزهایی مثل جلسه اینجا قرار می‌گیرند.

من سال‌هاست از Google Calendar استفاده می‌کنم و راضیم. برای تقویم فارسی هم روی مک، تقویم روزگار رو دارم و روی موبایل هم تقویم فارسی رو استفاده می‌کنم. دیدم که بعضی‌ها از افزونه دستیار هم به جای این‌ها استفاده می‌کنند.

فقط نکته‌اش اینه که باید در تنظیمات گوگل بهش اضافه کنید که حتماً روز قبل از جلسه و ساعت قبل جلسه براتون یادآوری کنه. این‌طوری آدم مطمئن میشه که جلساتش رو فراموش نمی‌کنه. یکی از مبتدی‌ترین اشتباهاتی که آدم می‌تونه مرتکب بشه اینه که بگه «جلسه رو یادم رفت». در صورتی که اگر براش سیستم داشته باشه و به سیستم واگذار کنه، هیچ‌وقت یادش نمیره (و اصلاً هم ذهنش درگیر نمیشه). به قولی: Set it and forget it.

مثلاً این تنظیماتی هست که من برای جلساتم گذاشتم و هر جلسه‌ای که داخل گوگل کلندر ثبت بشه رو دیگه نیازی نیست بهش فکر کنم؛ چون هم از طریق لپ‌تاب (کلندر مک) و هم از طریق نوتیف گوشی بهم یادآوری میشه.

سیستم مدیریت توجه (Focus Management System)

فکر می‌کنم برای مدیریت توجه، دوره محمدرضا شعبانعلی خیلی مفید باشه. اون‌جا راجع به اهمیت تکنیک پومودرو هم توضیح میده و میگه که لازمه تو زندگی‌مون سیستمی برای مدیریت توجه خودمون داشته باشیم.

ابزارش هم واقعاً مهم نیست؛ یعنی نگاهم این نیست که حتماً باید ابزارهای دیجیتال هم استفاده بشه. شاید یکی با ساعت شنی ۲۰ دقیقه‌ای که کنار دستش باشه بیشتر و بهتر ارتباط بگیره. اما بالاخره چیز مهمی هست.

خوشبختانه TickTick این قابلیت رو هم داخلش خودش داره و مجبور نیستم نرم‌افزار مجزایی نصب کنم.

البته اعتراف می‌کنم که این سیستم رو هنوز نتونستم به طور کامل داخل روند زندگیم جاری کنم. ولی به مرور زمان دریافتم که برای مدیریت تمرکز هنگام کار کردن دو چیز خیلی مفیده:

اولی این که بعضی‌ها (مثل من) اگر یک موزیک لایت یا صدای طبیعت براشون پخش بشه خیلی بهتر می‌تونند تمرکز کنند و کارشون رو انجام بدن. بعضاً به این سایت‌ها White Noise هم میگن. من چند تا نمونه‌اش رو اینجا می‌گذارم:

البته این‌ها برای نمونه هست. تو همه سیستم‌عامل‌ها هم نرم‌افزارهای تخصصی‌ای برای این قضیه وجود داره. و اصلاً خیلی از نرم‌افزارهای Pomodoro این رو به عنوان فیچر در کنارش دارند.

دومین مورد هم نرم‌افزارهای App Blocker یا Focus App هست. فلسفه‌اش اینه که عمداً کاری بکنیم که دسترسی به نرم‌افزارهایی که نمی‌خوایم (مثل شبکه‌های اجتماعی) سخت‌تر بشه و دسترسی به چیزهایی که می‌خوایم ساده‌تر بشه. به این شکل ممکنه زمان هدررفته یا Screen Time کاهش پیدا کنه.

من به شخصه تو مک از ScreenZen و تو اندروید از لانچر Minimalist Phone استفاده می‌کنم. به نظرم خیلی تو زندگیم تأثیر داشته. هر بار می‌خوام لینکداین یا تلگرام یا یوتیوب رو باز کنم، ازم می‌پرسه «مطمئنی می‌خوای بازشون کنی» یا «آیا واقعاً کارت مهمه؟».

سیستم مدیریت مصرف محتوا

راجع به اهمیت این سیستم‌ها و این که اصلاً چرا نیاز‌شون داریم، قبلاً در این پست مفصل نوشتم:

اما خلاصه‌اش اینه که ما باید انتخاب کنیم که چه محتوایی رو مصرف کنیم و داخل یخچال بگذاریم. وگرنه خود به خود به زباله‌گردی در شبکه‌های اجتماعی مشغول می‌شیم. شبکه‌هایی که بعد چند ساعت گشتن داخل‌شون نه تنها از ایده‌های جدید سیر نمی‌شیم، بلکه گرسنه‌تر از قبل بیشتر داخل‌شون فرو می‌ریم.

یک راه ساده برای مدیریت مصرف محتوا اینه که سیستمی (به هر شکل) براش داشته باشیم که از قبل تصمیم‌ گرفته باشیم در هر شرایطی چه کاری انجام بدیم.

چقدر پیش اومده که ساعت‌ها دنبال فیلمی گشتید که قبلاً یکی بهتون معرفی کرده و یادتون نمیاد؟‌

با این سیستم احتمالاً بخش بزرگی از مشکلات مشابه حل میشه.

اگر دقت کنید من اینجا برای انواع محتواهای مختلف مصرفی‌ام، فولدر درست کردم و با توجه به حال و حوصله‌ام انتخاب می‌کنم که کدوم رو مصرف کنم.

البته نرم‌افزارهای مختلفی برای این کار وجود داره که فکر می‌کنم همشون زیر دسته Content Scheduling Systemها قرار بگیرند که RSS Readerها و حتی لیست Watch Later یوتیوب هم شامل این دسته میشن. حتی میشه نرم‌افزارهای کتاب‌خوان مثل فیدیبو یا کتاب‌خوان‌هایی مثل BookFusion رو هم در این دسته قرار داد.

حتی میشه همه شبکه‌های اجتماعی رو هم زیرمجموعه شبکه‌های ارائه محتوا دسته‌بندی کرد.

چیزی که سیستم مدیریت محتوا می‌خواد مدیریتش کنه اینه که محتواهامون رو از کجا و به چه شکل دریافت می‌کنیم؟ چون واقعیت اینه که اگر مدیریتش نکنیم، به آشغال‌خونی و ایسنتاگرام‌گردی می‌افتیم.

هر کسی هم روش خودش رو داره. یکی از نرم‌افزارهایی مثل Instapaper استفاده می‌کنه یا این که بعضی‌ها این اطلاعات رو داخل سیستم مدیریت دانش‌شون وارد می‌کنند. اما این‌ها جزئیاته. اصل اینه که ما نیاز به سیستمی برای «مصرف محتوا» داریم.

سیستم مدیریت فایل (Cloud Storage Systems)

عکس شناسنامه و کارت ملی و مدارک‌تون رو کجا نگه‌داری می‌کنید که هر وقت خواستید بتونید بهش دسترسی داشته باشید؟ همین که روی لپ‌تاب باشه کافیه؟ یا دوست دارید همه جا بهتون به بعضی چیزها دسترسی داشته باشید؟ اصلاً بر چه اساسی باید فایل‌های لپ‌تاب (یا گوگل درایو) رو پوشه بندی کرد؟

سال‌هاست فضایی داخل Google Drive دارم و چیزهایی از این جنس که مرتب لازم میشن رو ذخیره کردم و از اونجا برمی‌دارم.

به شخصه روی لپ‌تاب و موبایل هم کلاینت‌اش رو دارم و سعی می‌کنم چند وقت یک‌بار هم فایل‌ها و ساختارشون رو مرتب کنم. این‌طوری باعث شده که برای پیدا کردن مدارک بتونم خیلی بهینه کار کنم و آرشیو خوبی هم از مدارک همه نزدیکان دم دست دارم.

آدم یک بار وقت می‌گذاره و یک عمر با خیال راحت استفاده می‌کنه. تا حدی که بقیه هم برای عکس کارت ملی و شناسنامه‌شون به من مراجعه می‌کنند :))

تو این مورد هم به نظرم خیلی مهمه که به وسوسه سرویس‌های مختلف مقاومت کنیم و فقط از یک سیستم استفاده کنیم. نه این که بخشی از مدارک روی OneDrive باشه، بخشی دیگه‌اش رو iCloud و بقیه‌اش هم روی Google Drive. اینطوری پیداکردن فایل‌ها بین این همه سرویس‌دهنده خودش یه مشکل میشه.

راجع به پوشه‌بندی هم فکر می‌کنم سیستم PARA بتونه نیازهاتون رو برطرف کنه. کلاً این سیستم رو برای نظم‌بخشیدن به همه چیز (جز نوت‌ها) خیلی قبول دارم. برای نوت‌ هم تا حدی ازش استفاده می‌کنم ولی سعیم بر اینه که بیشتر طبق اصول Zettelkasten کار کنم که مجبور نباشم چند وقت یک‌بار دوباره مرتب‌شون کنم.

سیستم مدیریت پسورد (Password Management System)

پسوردهاتون رو کجا ذخیره می‌کنید؟ داخل کروم؟ سیستم مدیریت پسورد گوگل؟‌ یا مدیریت پسورد مک؟

بدیهی است به پسورد باید کاملاً متفاوت نگاه کرد؛ چون پسورد نباید به هیچ وجه لو بره و مکانیزم‌های امنیتی حولش باید قرص و محکم‌تر باشه.

برای همین سال‌هاست از Bitwarden برای مدیریت پسورد و البته مشخصات کارت‌هام استفاده می‌کنم.

به شخصه برام مهمه که سیستم مدیریت پسوردم هم Cross-platform باشه و وابسته به سیستم‌عامل خاصی نشم. من از اون دسته آدم‌ها هستم که زیاد سیستم‌عامل و مرورگر و نرم‌افزار عوض می‌کنم و اگر بخوام به یک اکوسیستم خاص وابسته بشم، کمیتم لنگ می‌زنه.

پی‌نوشت

پی‌نوشت اول: منظورم از معرفی این همه نرم‌افزار این نیست که فردا همشون رو یه جا نصب کنید. این نرم‌افزارها در صورتی کاربردی هستند که با سیستم زندگی خود آدم تطبیق پیدا کنند و داخل روتین زندگی بیان. قطعاً نمیشه این همه روال رو یک روزه پیاده‌سازی کرد ولی اگر وقت بگذارید، سیستم مفیدی ازش درمیاد.

پی‌نوشت دوم: این پست رو مدت‌هاست می‌خوام بنویسم؛ اما تا مدت زیادی فکر می‌کردم که انتشار همچین پستی شاید نقض مالکیت محتوای متمم باشه. بالاخره من بخشی از این دسته‌بندی رو از دوره آموزشی متمم شنیدم و ایده‌اش از اونجا اومده. اما به دو دلیل منتشرش کردم:

اول این که این نکته از مجموعه فایل های صوتی بخش کوچیکی از چیزهایی هست که محمدرضا راجع بهش صحبت میکنه و مخاطب نه تنها بی‌نیاز به فایل اصلی نمیشه؛ بلکه تشویق میشه که فایل‌هاش رو تهیه کنه.

دوم این که با شخصیتی که از محمدرضا سراغ دارم، از این که بهش ارجاع داده باشه و ایده‌هاش جاهای دیگه به شکل و فرمت دیگه گفته بشن، ناراحت نمیشه. علاوه بر این زنده‌موندن یک ایده یا حرف بر این اساس هست که چه کسانی بسطش دادند و راجع بهش حرف زدند.